Ein virtueller Briefkasten ist die sicherste Möglichkeit, Ihre wichtigen Dokumente und Korrespondenz per Post zu empfangen und zu speichern. Sie können von jedem Gerät mit Internetverbindung auf Ihren virtuellen Briefkasten zugreifen und sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente immer sicher und vertraulich sind. In diesem Beitrag finden Sie alles, was Sie über den virtuellen Briefkasten wissen müssen. Nach der Begriffsklärung schauen wir uns nicht nur die Kosten und Vorteile an, sondern auch wie Sie praktisch bei der Auswahl und Einrichtung Ihres virtuellen Briefkastens vorgehen.
Definition „virtueller Briefkasten“?
Ein virtueller Briefkasten ist eine Online-Plattform, mit der Sie Ihre Postsendungen online verwalten können. Physische Postsendungen werden von Ihrer Privat- oder Firmenadresse an einen Virtual Mailing Services-Anbieter weitergeleitet bzw. an die physische Postadresse Ihres virtuellen Briefkasten-Anbieters gesandt.
Dieser sammelt und öffnet Ihre Post, scannt diese ein und lädt die gescannten PDFs in ein sicheres digitales ePostfach hoch, auf das nur Sie Zugriff haben. Dort können Sie sich Ihre Post durchlesen und zum Beispiel Rechnungen anzeigen, verwalten und bezahlen. Zudem können Sie diejenigen Postsendungen an eine andere Adresse (zum Beispiel Ihre tatsächliche Adresse im Ausland) weiterleiten lassen, welche Sie physisch benötigen (Originaldokumente, Kreditkarten, Ausweise etc.).
Der virtuelle Briefkasten ist zudem eine besonders bequeme Möglichkeit, den Überblick über Ihre Post zu behalten. Zudem kann er Ihnen helfen, verlorene oder gestohlene Post zu vermeiden. Zudem müssen Sie sich nicht mehr mit lästigen Werbesendungen und Bettelbriefen herumschlagen. Dies werden meist für Sie aussortiert und fachgerecht recycliert.
Was kostet ein virtueller Briefkasten?
Bei einem Virtual Mailing Services-Anbieter in der Schweiz zahlen Sie in der Regel eine monatliche Gebühr, abhängig vom Funktionsumfang und dem Speicherplatz, den Sie von diesem erhalten. Einige Dienste bieten kostenlose Testversionen an, damit Sie sie ausprobieren können, bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden.
Wiederum andere bieten kein Abonnement-, sondern ein Festpreismodell, in dem Ihnen nur diejenigen Aufwände in Rechnung gestellt werden, die Sie auch tatsächlich verursachen. Wolkenpost.ch bietet Ihnen zum Beispiel ein Preismodell an, nach welchem Sie nur diejenigen Aufwände bezahlen, die Sie auch tatsächlich nutzen. Damit sparen Sie jeden Monat bares Geld, denn bei Abonnementmodellen zahlen Sie immer mehr, als Sie tatsächlich benötigen.
Weshalb ist es sinnvoll, einen virtuellen Briefkasten als Privatperson zu benutzen?
Dass der virtuelle Briefkasten immer beliebter wird, hat mehrere Gründe. Dazu gehören vor allem der Komfort: Es ist nicht mehr erforderlich, Ihre Post in Ihrem Briefkasten oder bei der Post im Postfach abzuholen. Sie können zu jeder Tages- und Nachtzeit Ihre Post durchsehen und diese falls nötig via E-Mail an jemand anderes weiterleiten; egal, ob Sie zu Hause oder unterwegs sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherheit und Privatsphäre: Wenn Sie Ihre Post an Ihr digitales Postfach weiterleiten, ist es vor Diebstahl und neugierigen Blicken geschützt. Wenn Sie Ihre Briefe in der Cloud oder auf einem Server speichern, sind sie zudem weniger anfällig für Beschädigung oder Verlust.
Darüber hinaus bietet der virtuelle Briefkasten eine Vielzahl zusätzlicher Services. Sie können verschiedene Ordner anlegen und Ihre Post nach Betreff, Absender oder Datum sortieren. Und es ist möglich, Anhänge und Fotos hinzuzufügen, falls Sie Dokumente digital speichern möchten. Alle spezifischen Infos zu den virtuellen Postdienstleistungen für Privatpersonen von Wolkenpost.ch finden Sie auf unserer Website.
Was sind die Vorteile eines virtuellen Briefkastens für Unternehmen?
Der virtuelle Briefkasten bietet auch für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen: An erster Stelle steht sicherlich die Kostenersparnis. Sie können mit einem virtuellen Briefkasten Personal einsparen, denn er ermöglicht Ihnen eine zentrale Postbearbeitung. Somit müssen Sie für diesen Zweck keinen Poststellenmitarbeiter, Sekretariats- oder Empfangsmitarbeiter mehr beschäftigen. Ausserdem können Sie die Kosten für angemietete Büroräume oder einen zusätzlichen Raum für die Poststelle reduzieren.
Zudem bietet Ihnen ein virtueller Briefkasten einen entscheidenden Komfort: Mitarbeiter im Aussendienst oder Home Office können jederzeit auf ihre Briefpost zugreifen und müssen dafür nicht extra ins Büro kommen. Dadurch entfällt die zusätzliche Wegzeit und entsprechende Lohnkosten für unnütze Todzeiten. Zudem gehören verpasste Termine und nicht zeitig beantwortete Kundenanfragen oder Offerten mit einem virtuellen Briefkasten der Vergangenheit an.
Bei Wolkenpost.ch können Sie zudem wählen, ob Sie ein einziges virtuelles Postfach für das Gesamtunternehmen, mehrere ePostfächer für Teams bzw. Abteilungen oder aber ePostfächer für jeden einzelnen bzw. ausgewählte Mitarbeiter führen möchten. Alle spezifischen Informationen zu unseren virtuellen Postdienstleistungen für Geschäftskunden finden Sie auf unserer Website.
So richten Sie einen virtuellen Briefkasten ein
Ein virtueller Briefkasten ist eine grossartige Möglichkeit, Ihre wichtigen Postsendungen sicher und geschützt aufzubewahren und zu verwalten. Damit Sie dies tun können, müssen Sie ihren virtuellen Briefkasten aber zuerst richtig einrichten. Hier finden Sie alles, was Sie über die Einrichtung eines virtuellen Briefkastens wissen müssen:
Zunächst müssen Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Es gibt viele verschiedene Anbieter, also recherchieren Sie, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines Anbieters sind: Art und Umfang der Ihnen zur Verfügung gestellten Services sowie das Preismodell (das tatsächliche Preis-Leistungsverhältnis). Falls Sie zum Beispiel wenig Post erhalten, lohnt sich ein teures Abo-Modell nicht, da Sie die verfügbare Eingangsquote gar nie ausschöpfen können. In einem solchen Fall lohnt sich entweder ein billigeres Abo-Modell oder ein Aufwandsmodell wie es Wolkenpost.ch anbietet. Auch ganz wichtig, aber leider von Aussen schwierig einsehbar, ist die Sicherheit und Verlässlichkeit Ihres Service-Anbieters. Möchten Sie mehr darüber erfahren, dann macht es Sinn, sich die Websites der einzelnen Anbieter ganz genau durchzusehen und auf entsprechenden Vergleichsportalen nach Kundenrezensionen bzw. der Kundenzufriedenheit mit dem entsprechenden Anbieter zu suchen.
Sobald Sie einen Anbieter gefunden haben, mit dem Sie zufrieden sind, melden Sie sich für ein Konto an. Manche Anbieter ermöglichen Ihnen einen zeitlich begrenzten Testaccount. Dies kann, muss aber nicht sinnvoll sein, zumal Sie ihre Post an den Anbieter umleiten müssen, um den Testaccount auszutesten. Das ist von Ihrer Seite her bereits mit einigem Aufwand verbunden.
Zudem bringt ein kurzzeitiger Testlauf meist oft nicht den gewünschten Effekt: Um Testaccounts wird sich der Kundendienst des Anbieters besonders intensiv kümmern, da hier potenzielle Kunden gewonnen werden können. Wie der Service danach aussieht, sobald Sie Kunde geworden sind, bleibt weiterhin offen. Die Güte eines Anbieters zeigt sich in der Regel erst im Langzeitbetrieb! Allerdings kann ein Testaccount als ultima ratio eingesetzt werden und um letzte Zweifel zu beseitigen, falls man sich sowieso für den entsprechenden Anbieter entschieden hat.
Sobald Sie einen Anbieter ausgewählt haben, müssen Sie als nächstes Ihren virtuellen Briefkasten einrichten. Dieser Vorgang variiert je nach Anbieter, aber im Allgemeinen müssen Sie zuerst Ihre Identität verifizieren und dann angeben, wer Zugriff auf Ihren virtuellen Briefkasten haben soll. Sie können auch Regeln und Filter einrichten, sodass nur bestimmte Arten von Postsendungen zugelassen werden. Zudem müssen Sie weitere Einstellungen vornehmen: Möchten Sie Werbemails erhalten, welche Recycling-Art/Shredding möchten Sie für Ihre Briefpost nutzen etc. Stellen Sie schliesslich sicher, dass Ihr digitales Briefkasten-Passwort sicher ist. Nur so sind Ihre Sendungen wirklich geschützt.
In einem letzten Schritt müssen Sie nun bei der Schweizer Post eine Postumleitung beantragen. Zudem können Sie ab sofort allen Ihren potenziellen Absendern (Krankenkasse, Steueramt, Dienstleister, staatliche Stellen etc.) Ihre neue Postanschrift mitteilen, damit diese die Post künftig direkt an die Adresse Ihres virtuellen Briefkasten-Anbieters senden. Mit der Zeit sollten Sie dadurch immer weniger Post erhalten, die von der Schweizer Post umgeleitet werden muss. Nach spätestens einem halben Jahr sollten dann alle Ihre Postsendungen direkt an die Adresse ihres virtuellen Briefkastens gehen.
So nutzen Sie einen virtuellen Briefkasten
Bei der Nutzung eines virtuellen Briefkastens gibt es einiges zu beachten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie beim Zugriff auf Ihr Konto nicht nur ein besonders sicheres Passwort, sondern auch eine sichere Verbindung (zum Beispiel über ein VPN, sofern Sie öffentliche WLANs nutzen) verwenden. Zweitens, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Adressbuch aktualisiert haben, damit die Absender Postsendungen direkt an die neue Adresse Ihres virtuellen Briefkastens senden.
Vergessen Sie auch nicht, sich eine neue Routine für die digitale Postbearbeitung zuzulegen, analog zu Ihrer bestehenden Routine am physischen Briefkasten. Es ist sinnvoll sich zumindest an einem Tag der Woche etwas Zeit zu nehmen und die digitale Post durchzugehen. Löschen Sie alles was Sie gelesen haben und nicht weiter benötigen. Markieren Sie all diejenigen digitalen Postsendungen, die Sie neben dem PDF auch physisch nachgesandt erhalten möchten. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihr ePostfach mit der Zeit nicht zumüllt. Zudem haben Sie so stets den Überblick, welche Post bereits gelesen und gelöscht, welche an einem sicheren Ort als Cloud-Backup zusätzlich abgespeichert wurde (zum Beispiel Dropbox, GoogleDrive, Microsoft OneDrive, InternxtDrive, IceDrive) oder welche Post Sie in der nächsten Sammelsendung bzw. als Express-Nachsendung auch in physischer Form erhalten möchten.
Fazit zum virtuellen Briefkasten
Ein virtueller Briefkasten ist eine grossartige Möglichkeit, Ihre Post zu organisieren und sicher zu empfangen bzw. aufzubewahren. Sie können von überall auf Ihren virtuellen Briefkasten zugreifen und ihn sogar mit anderen teilen. Zudem ist die Weiterverarbeitung Ihrer Post einfacher, da diese bereits gescannt und im PDF-Format vorliegt. Schliesslich sind auch die Zeiten vorbei, in denen Sie sich über Werbesendungen und Bettelbriefe geärgert haben.
Ein Nachteil ist, dass Sie jeweils eine Internetverbindung benötigen, um auf Ihre Post zuzugreifen. Zudem ist die Verwendung eines virtuellen Briefkastens nicht gratis. Den Kosten stehen aber der Komfort, die Sicherheit und die Digitalisierung Ihres gesamten Postverkehrs entgegen.
Bei Wolkenpost.ch können Sie sich einen virtuellen Briefkasten in der Schweiz einrichten lassen. Wir nehmen Ihre gesamte nationale und internationale Post für Sie oder Ihr Unternehmen entgegen, digitalisieren diese und stellen sie Ihnen in Ihrem persönlichen und sicheren ePostfach 24/7 zur Verfügung.
Wir würden uns freuen, wenn auch Sie unsere beliebten Dienstleistungen nutzen möchten. Schliesslich ist unser ganzes Team bestrebt, unseren Kunden die beste Servicequalität zu einem besonders fairen Preis zu bieten. Interessiert? Sie finden alle weiteren Infos auf unserer Website. Dort helfen wir Ihnen bei weiteren Fragen auch gerne weiter.
