Die Vorteile einer virtuellen Postadresse sind sowohl für Privatpersonen, wie auch für Unternehmen vielfältig: An erster Stelle stehen neben der Bequemlichkeit, die Sicherheit und der Schutz der eigenen Privatsphäre. Weitere Vorteile sind Kostenersparnis, Geschwindigkeitszugewinne und alle generellen Vorteile, die mit der Digitalisierung von physischen Dokumenten einhergehen.
Private wie auch Unternehmen empfangen ihre physischen Postsendungen in der Regel an der Adresse am Wohnort oder am Firmensitz. Davon kann aber aus verschiedenen Gründen abgewichen werden. Weshalb das manchmal sinnvoll ist und welches die entsprechenden Vorteile sind, werden wir uns noch weiter unten genau ansehen.
Bevor wir uns vertieft mit den Vorteilen der virtuellen Postadresse für Private und Unternehmen auseinandersetzen, müssen wir zuerst den Begriff „virtuelle Postadresse“ klären und etwas genauer definieren: Neben dem direkten Empfang an der Wohn oder Firmenadresse gibt es auch die Möglichkeit, sich physische Postsendungen an eine virtuelle Postadresse senden zu lassen.
Unter einer „virtuellen Postadresse“ versteht man einen Dienst, der es Privaten und Unternehmen ermöglicht, Postsendungen unter einer Drittadresse zu empfangen, die Sie nicht direkt selbst besitzen.
Virtuelle Postadressen werden daher von Privaten vor allem aus Datenschutzgründen verwendet, damit diese ihren tatsächlichen Aufenthaltsort oder ihre Heimadresse nicht preisgeben müssen. Sie können aber auch für geschäftliche Zwecke genutzt werden, z.B. wenn ein Unternehmen international tätig ist und seinen Kundendienst unter einer zentralen Kontaktadresse in der Schweiz anbieten möchte.
Die Anbieter von virtuellen Postadressen erheben für ihre Dienste eine Gebühr, die je nach Art des Postfachs und den angebotenen Funktionen sehr unterschiedlich sein kann. Typische Anbieter sind – neben der Schweizer Post – klassische Virtual Mailing Services-Anbieter wie Wolkenpost.ch, aber auch virtual Office-Anbieter oder grosse eOffice-Anbieter für Grossunternehmen, welche einen ganzen Korb digitaler Dienstleistungen für ein papierloses Office anbieten.
Virtuelle Postanschrift: Vorteile für Private
Hauptgrund für die Verwendung eines virtuellen Postfachs für Private ist der Schutz der eigenen Privatsphäre. Möchten Sie ihre private Adresse nicht angeben (z.B. bei Werbemassnahmen, unseriösen Anbietern), können Sie getrost ihre virtuelle Postanschrift verwenden. Virtual Mailbox Service-Anbieter sortieren in der Regel unadressierte Werbesendungen aus und vernichten diese, ohne dass Sie sich mit deren Durchsicht herumschlagen müssen und ohne Berge von Altpapier für die Müllabfuhr.
Daneben ist ein virtueller Briefkasten eine hervorragende Option für all diejenigen, die viel unterwegs sind und daher nicht täglich ihren Briefkasten oder ihr Postfach leeren können. Also besonders für hochmobile Professionals, Expats, Rekruten/Militärs, selbständig Erwerbstätige, Solo-Entrepreneurs etc.
Mit einem digitalen Postfach können Sie sich ihre gesamte physische Post an ihre virtuelle Postanschrift liefern lassen. Die Briefpost wird dann von ihrem Virtual Mailbox Service-Anbieter digitalisiert und in ihr ePostfach hochgeladen. Als PDF wartet diese nun darauf, dass Sie sie durchsehen und weiterverarbeiten, sobald Sie dafür Zeit haben.
Aber nicht nur für Menschen, die viel unterwegs sind, ist ein virtuelles Postfach eine gute Wahl, sondern auch für all diejenigen, die für längere Zeit im Ausland leben bzw. ganz ins Ausland gezogen sind. Also besonders für Weltenbummler, Digital Nomads, Auslandsrentner, Studenten im Auslandssemester oder generell für alle Auslandsschweizer.
Auch hier macht die Digitalisierung Sinn, denn Schweizer im Ausland behalten so weiterhin eine Schweizer Postanschrift. Gerade für Menschen die besorgt sind, dass Sie bei einem Wegzug ins Ausland keine physische Adresse mehr in der Schweiz haben, ist dies eine willkommene Erleichterung. Zudem bleibt so auch Ihre ausländische Adresse geheim. Absender senden an die Schweizer Adresse ihres virtuellen Postfachs und Ihre Privatsphäre bleibt so vor ungewollter Preisgabe gewahrt.
Vorteile einer virtuellen Postanschrift für Unternehmen
Natürlich spielen die Gründe, welche für die Verwendung einer virtuellen Postadresse für Private sprechen, oft auch für Unternehmen eine wichtige Rolle. Allerdings liegt der zentrale Vorteil für Unternehmen hauptsächlich darin, dass Mitarbeiter, die sich für längere Zeit oder stetig im Homeoffice aufhalten, einen zeitnahen und bequemen Zugriff auf ihre physische Unternehmenspost erhalten. Somit entfällt der oft lästige Gang ins Office, nur um dort rasch die liegengebliebene Post abzuholen. Zeitverzögerungen bei der Postdurchsicht sowie unproduktive Wegzeiten werden reduziert und dadurch der Output von Mitarbeitern erhöht.
Gerade auch für kleinere Unternehmen bringt ein virtueller Mailroom grosse Vorteile, indem Personal- und Infrastrukturkosten gespart werden. Durch das Outsourcing des Posthandlings an einen Virtual Mailroom Service-Anbieter entfällt die lästige und langweilige Aufbereitung und Sortierung der Briefpost durch die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens. Anstatt sich um die Post zu kümmern, kann sich jeder Mitarbeiter im Unternehmen vollständig auf seinen Beitrag zur Kernaktivität des Unternehmens konzentrieren. Dadurch steigt langfristig nicht nur die Effizienz und Effektivität der eigenen Mitarbeiter, sondern auch deren Zufriedenheit.
Schliesslich dient ein zentrales virtuelles Postfach auch zur gezielten Steuerung einzelner Kanäle der Unternehmenskommunikation: Ein Unternehmen kann z.B. die Post, welche Kunden an den Kundendienst senden, nach Sprachen getrennt (in unterschiedliche virtuelle Postfächer) empfangen. Dadurch entfällt eine entsprechende Inhouse-Sortierung und die Post wird automatisch an die richtige Ansprechperson weitergeleitet. Zudem können internationale Unternehmen eine einzige Postadresse für die Kundenkommunikation benutzen und müssen diese nicht in jedem Land gesondert anbieten. Damit sinkt der Koordinations- und Zeitaufwand massiv.
Virtuelle Postlösungen und ihre Unterschiede
Wie wir bereits gesehen haben, gibt es unterschiedliche Gründe, warum man als Privatperson oder Unternehmen eine virtuelle Postadresse verwenden möchte. Für die einen steht die Privatsphäre an erster Stelle, für andere die Suche nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Post zu verwalten.
Unabhängig vom individuellen Grund, sich für ein digitales Postfach zu entscheiden, gibt es einige Unterschiede zwischen virtuellen Postadressen, die im Markt angeboten werden. Dazu gehören:
- Physische Postfächer für den Privatgebrauch
- Physische Postfächer für Unternehmen
- Postweiterleitungsdienste
- Virtuelle Postfächer
- Virtuelle Mailrooms
- Virtual Office-Dienstleistungen
- Dienstleistungen für ein papierloses Inhouse-Büro
Wie wählt man die richtige virtuelle Postanschrift aus?
Die virtuelle Postanschrift ist eine attraktive Option für diejenigen, die eine Schweizer Zustelladresse benötigen, ohne dafür direkt in der Schweiz leben zu müssen bzw. hier angemeldet zu sein. Ausserdem kann ein solcher virtueller Briefkasten auch besonders gut für geschäftliche Zwecke genutzt werden, z.B. um ihre Post an eine prestigeträchtige Adresse weiterzuleiten oder Bankkonten in der Schweiz zu eröffnen.
Wie wir weiter oben bereits gesehen haben, gibt es unterschiedliche Arten von virtuellen Postadressen. Die beiden in der Schweiz am häufigsten genutzten sind:
- Postweiterleitung: Dieser Service wird von den grossen Postdienstanbietern erbracht; darunter die Schweizer Post, UPS, DHL etc. Diese leiten Ihre Post von Ihrer physischen Adresse an eine andere physische Adresse weiter. Solche Dienste sind v.a. während Ferienabwesenheit (Postzustellung ans Feriendomizil) oder nach erfolgtem Umzug sinnvoll. Zumal bei einem Umzug so auch die Adressbestände bei den grossen Postanbietern automatisch auch gleich angepasst werden.
- Virtueller Briefkasten-Service: Je nach Ausgestaltung erhalten Sie mit diesem Service eine individuelle aber anonyme Schweizer Strassenadresse bzw. vor allem eine Postfachnummer. Sie können je nach Anbieter auch aus diversen Adressoptionen auswählen.
Wie Sie den passenden virtuellen Briefkasten für sich finden?
Es ist nicht einfach, den perfekt passenden virtuellen Postdienstleister für sich zu finden. Es gibt in der Schweiz einige Unternehmen, die diese Art von Dienstleistung anbieten. Aber es ist wichtig, dass Sie wissen, was Sie benötigen, bevor Sie sich auf die Suche begehen.
Zunächst sollten Sie für sich herausfinden, ob Sie ausschliesslich eine virtuelle Postlösung benötigen oder, ob Sie darüber hinausgehende Dienstleistungen nutzen möchten. Die Auswahlkriterien hinsichtlich des für Sie besten Serviceanbieters sind unterschiedlich, je nach dem, ob Sie eine reine Postdigitalisierung wünschen, weil Sie ins Ausland ziehen, oder ob z.B. das gesamte Büro papierlos werden soll. Wieder anders sieht es aus, wenn Sie über das papierlose Büro sogar noch weitere Office-Prozessschritte an Dritte auslagern möchten. Zum Beispiel indem ihre Post von Extern nach bestimmten Kriterien ausgewertet und in eine ihrer Datenbanken eingepflegt werden soll (Postdienst mit Dienstleistungsoutsourcing).
Falls Sie nur «einfache» digitale Postdienste benötigen, macht es die Auswahl natürlich um einiges einfacher. Hier hängt die Wahl des perfekt passenden virtuellen Postdienstleisters von der Art der erhaltenen Post ab. Hier geht es vor allem darum, von welchem täglichen, wöchentlichen oder monatlichem Umfang Ihrer Sendungen Sie ausgehen. Für Geschäftskunden mag ebenfalls der Standort resp. die Adresse des Unternehmens wichtig sein. Zudem gilt es zu berücksichtigen, welchen Serviceumfang Sie bezahlen möchten. Schliesslich, ob der gewählte Service-Anbieter nur (in der Regel teure) Abonnementsmodelle anbietet oder Ihnen nur den tatsächlich verursachten Aufwand in Rechnung stellt.
Wen Sie sich nach einem Dienstleister umsehen, sollten Sie alle vorgenannten Aspekte im Hinterkopf behalten und nur denjenigen wählen, der Ihre Bedürfnisse am besten abdeckt. Ein Unternehmen, das verschiedene Dienstleistungen rund um das digitale Postfach für Private und Unternehmen anbietet; und dies ohne teure Abo-Modelle, sondern ausschliesslich aufwandbasiert, ist Wolkenpost.ch.
Abschliessende Überlegungen
Ein digitaler Briefkasten kann Ihre Privatsphäre schützen und ist in einigen Fällen sogar unabdingbar, um Briefpost in der Schweiz empfangen zu können. Zudem sind virtuelle Postdienste eine gute Möglichkeit, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung Ihrer Post zu verringern. Schliesslich können Sie Ihr virtuelles Postfach auch als Nachsendedienst oder für eine bequeme Zustellung von Geschäftspost an ihre Mitarbeiter im Homeoffice nutzen.
Bei Wolkenpost.ch können Sie sich eine virtuelle Postadresse in der Schweiz einrichten lassen, die Ihre gesamte nationale und internationale Post für Sie oder Ihr Unternehmen entgegennimmt, diese digitalisiert und Ihnen in ihrem persönlichen und sicheren ePostfach 24/7 zur Verfügung stellt.
Wir würden uns freuen, wenn auch Sie unsere beliebten Dienstleistungen nutzen möchten. Schliesslich ist unser ganzes Team bestrebt, unseren Kunden die beste Servicequalität zu einem besonders fairen Preis zu bieten. Interessiert? Sie finden alle weiteren Infos auf unserer Website. Dort helfen wir Ihnen bei weiteren Fragen auch gerne weiter.
